Onderhandelen doe je in het groot en in het klein. Over je salaris of een belangrijke beslissing op het werk, maar welke film het vanavond wordt, kan ook een onderhandeling zijn. Wat is een goede onderhandeling? Studenten kregen hierover een masterclass van VU-alumnus Edward de Bock, advocaat-partner bij Houthoff Buruma, en Lieke Coenraad, hoogleraar Privaatrecht en raadsheer-plaatsvervanger.
Op de 15e verdieping van de Houthoff-toren aan de Amsterdamse Zuidas, heet Edward de Bock twintig studenten welkom. Zij volgen het VU-honoursprogramma The Boardroom. Voor ze hun onderhandelingsvaardigheden gaan oefenen, krijgen ze van hoogleraar Lieke Coenraad een mini-college over het onderwerp.
Eerst nadenken. Welke belangen spelen er?
Haar eerste les: begin altijd met een goede voorbereiding. Welke doelen wil je bereiken? Denk hierbij niet alleen in termen van ‘dit wil ik’ (positie) maar vraag je ook af welke belangen er voor jou en voor je onderhandelingspartner onder liggen. Belangen zijn breder dan posities, dus is er meer ruimte om een win-win-oplossing te vinden. Bij een salarisonderhandeling kan je je afvragen of het je echt alleen gaat om méér geld, of wil je eigenlijk vooral meer erkenning?
Dan het gesprek: onderzoeken en brainstormen
Ga vervolgens in gesprek met de tegenpartij. Onderzoek de belangen van de ander. Hierbij is het belangrijk dat je de mensen scheidt van het probleem waarover je praat. Er is een persoon én er is een probleem, de persoon is nooit het probleem.Wanneer je baas je geen loonsverhoging geeft, is dat niet persoonlijk, maar omdat er andere belangen zijn. De persoon en het probleem los van elkaar zien, geeft meer ruimte voor oplossingen. Vervolgens kijk je welke belangen gemeenschappelijk of verenigbaar zijn, en welke belangen verschillen. Jullie gaan brainstormen over hoe je tegemoet kunt komen aan zoveel mogelijk belangen. Als het goed is, leidt dat tot een aantal opties en gaan jullie op zoek naar een oplossing in wederzijds belang. Vergeet niet dit resultaat goed en duidelijk vast te leggen.
Nooit op gevoel
Edward de Bock onderschrijft deze systematische aanpak vanuit zijn praktijkervaring. “Gebruik dit stappenplan,” adviseert hij de studenten. Daarbij is de eerste stap, voorbereiding, voor hem het belangrijkst. Ga nooit blind of op gevoel onderhandelen. Instinctief onderhandelen gaat vaak fout. Als je aan het eind van de dag thuiskomt en je vraagt meteen aan je partner:“Gaan we vanavond naar de film?”, dan weet je nog helemaal niet of die ander wel toe is aan dit gesprek. Iemand kan moe zijn, chagrijnig of bezig met iets heel anders. Planning en goede voorbereiding zijn dus key.”
Het kan ook wat agressiever
De methode die Lieke Coenraad beschrijft, heet het Harvard-model. Het is een vreedzame en coöperatieve vorm van onderhandelen. Coenraad legt uit dat dit model veel wordt toegepast in familiezaken. Alhoewel het er soms hard aan toe kan gaan, hebben partners namelijk vaak een groot gedeeld belang: ze willen samen door, hebben samen kinderen. In de praktijk van De Bock staan partijen soms recht tegen over elkaar. Dan kun je ook kiezen uit andere strategieën en stijlen. De advocaat adviseert om een stijl te vinden die bij je past, maar legt ook uit dat je in een succesvolle onderhandeling vaak verschillende stijlen zult toepassen.
Tien onderhandelingsstrategieën:
- Extreme eisen stellen en met kleine stapjes concessies doen. Hierdoor zorg je dat je niet meteen al je onderhandelingsruimte weggeeft
- Commitmenttactieken. Zeg de tegenpartij bijvoorbeeld dat je gebonden bent door regels of je achterban
- Take-it-or-leave-it-bod. Laat de andere partij geen ruimte voor onderhandeling
- Uitnodigen beter bod te doen
- Laten terugdeinzen. Voer de druk op waardoor de tegenpartij zich (deels) gewonnen geeft
- Persoonlijke beledigingen en imponeren
- Bluffen, opdrijven en liegen
- Dreigen en waarschuwen
- Alternatieven van de andere partij kleineren
- Good cop – bad cop. Je onderhandelt als team, waarbij het ene teamlid aardig doet en het andere zich hard opstelt.
Gedraag je fatsoenlijk
De Bock plaatst wel een kanttekening bij een paar van deze strategieën. Niet al deze stijlen zijn even netjes. Hoe pakt dat uit in de praktijk? Hij en zijn collega’s gaan over het algemeen netjes met elkaar om en gebruiken weinig trucs. Dat moet ook wel. Niet alleen omdat geoefende onderhandelaars de trucs van de ander makkelijk zien aankomen, maar ook omdat vertrouwen belangrijk is. Vakgenoten kennen elkaar en komen elkaar aan de onderhandelingstafel vaak tegen. Het vertrouwen in elkaar en de reputatie die je door de jaren heen opbouwt, is bepalend voor een succesvolle onderhandeling..
Tijd is een factor
Wellicht is het dus niet slim om een gemene trukendoos open te trekken. Maar er zijn wel andere elementen waarvan je gebruik kunt maken. Zo is tijd bij een onderhandeling een belangrijke factor. Tijd kan je vriend zijn, maar ook je vijand. Als je haast hebt, werk je snel naar een uitkomst toe. Als de tegenpartij haast heeft, kun je juist alle tijd nemen. Vergeet ook niet dat je van onderhandelen moe wordt. Na een dag onderhandelen, moet je echt bijtanken. Houd hier rekening mee in je voorbereiding en het moment van de dag waarop je onderhandelt.
En let op de details
Soms lijkt het of professionals zo vanuit de losse pols en met grapjes onderhandelen. Dat is schijn. Denk over alles van te voren na. In welke ruimte ga je zitten? Hoe ga je zitten en op welke stoel? Wat staat er op tafel? Hoe trap je af? Wanneer geef je gas en wanneer is het moment om toe te geven? Humor kun je daarbij bewust inzetten om het gespreken de sfeer luchtig te houden. Veel plezier met welke mooie film, salarisverhoging of boeiende ontwikkelkans dan ook!
